Datenschutzhinweise

ENTWURF – vor dem Live-Betrieb durch Datenschutzbeauftragte:n bzw. Anwalt prüfen lassen und diesen Hinweis entfernen.

Wer ist verantwortlich?

zett.events (Anschrift siehe Impressum). Fragen zum Datenschutz an die im Impressum genannte Adresse.

Wofür ist dieses Tool?

Wir organisieren damit die Anreise des Personals zu den Tourstops der Coca-Cola Christmas Tour 2026 (Fahrgemeinschaften, Treffpunkte, Fahrtkosten- und Zeitpauschalen). Grundlage ist dein Arbeitsvertrag (§ 6, Organisation der Anreise), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und günstigen Anreise (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Welche Daten verarbeiten wir?

• Aus der Einsatzbuchung: Name, E-Mail, Telefonnummer, Wohnadresse, Tourstop, Anreiseart, Sitzplätze.
• Aus der Adresse berechnete Koordinaten (für die Planung der Fahrgemeinschaften).
• Deine Angaben im Tool: Zusage/Absage, Chatnachrichten, freiwilliger Abholort, Freigabe deiner Telefonnummer.
• Für die Erstattung von Fahrtkosten: Tankbelege (Foto/PDF), Betrag, Datum, Kontoinhaber:in und IBAN. Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert.

Wer sieht was?

• Das Projektteam von zett.events sieht alle Daten des Tools.
• Andere Personen sehen nur deine eigene Fahrgemeinschaft: Name, Ort bzw. Abholort und Abholzeit. Deine Wohnadresse sieht niemand aus dem Personal; Kartenpunkte sind auf etwa 1 km gerundet.
• Deine Telefonnummer sieht nur deine Fahrerin bzw. dein Fahrer (oder als Fahrer:in deine Mitfahrenden) und nur, wenn du sie im Tool freigibst.
• Tankbelege, Name und IBAN sieht das Projektteam. Nach der Prüfung schicken wir geprüfte Belege mit Name, IBAN und Betrag per E-Mail an unsere Buchhaltung (rechnung@zett.events), die den Betrag überweist. Dort gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege.

Dienstleister

• Hosting: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Espelkamp (Server in Deutschland), mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Adresssuche: Je nach Einstellung OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation) oder ein eigener Dienst. Dabei wird nur die Adresse ohne Namen übermittelt.
• Routen öffnen sich auf Wunsch in Google Maps; dabei gelten die Bedingungen von Google.

Wie lange speichern wir?

Personal, Chats, Pauschalen, Tankbelege und Bankdaten eines Tourstops werden automatisch 28 Tage nach dem Einsatz gelöscht. Abrechnungsunterlagen, die wir aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, werden außerhalb dieses Tools in der Lohnbuchhaltung abgelegt.

Cookies

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Cookie für deine Anmeldung. Keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Chat

Nachrichten im Chat deiner Fahrgemeinschaft und im Chat „Alle in …“ sehen die jeweiligen Teilnehmenden und das Projektteam. Den Kanal „Projektteam (privat)“ sehen nur du und das Projektteam. Bei einer neuen privaten Nachricht bekommt das Projektteam einen Hinweis per E-Mail, ohne den Text deiner Nachricht.

Treffpunkte

Mitfahrende werden nicht an der Wohnadresse abgeholt, sondern an einem passenden Bahnhof bzw. P+R-Parkplatz in der Nähe. Die Auswahl rechnet das Tool selbst aus deinem Wohnort, es werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt. Bahnhofsdaten: DB InfraGO AG, Lizenz CC BY 4.0.

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